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Projekt: Zentrale Planung, Steuerung, Kontrolle und Abwicklung eines WAP- Beschaffungsverfahrens am Fachbereich Wirtschaftswissenschaften der JLU Gießen

Kurzbeschreibung:

Projekt zur zentralen Planung, Steuerung und Kontrolle eines WAP-Antragsverfahrens am Fachbereich Wirtschaftswissenschaften.

Beginn:
01.04.2004
Ende:
11.05.2008
Problemstellung:

Eine im Rahmen einer Diplomarbeit an der Professur für BWL und Wirtschaftsinformatik im Jahr 2004 durchgeführte Situationsanalyse zur IT-Ausstattung der Organisationseinheiten des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften ergab folgende Fakten:

  • Der Großteil der verwendeten Hardwarekomponenten ist bereits älter als drei Jahre, ein nicht unerheblicher Prozentsatz sogar älter als fünf Jahre.
  • Es sind keinerlei Standards bzgl. der IT-Ausstattung innerhalb des Fachbereichs bzw. innerhalb einzelner Organisationseinheiten vorhanden.
  • Bei den älteren IT-Komponenten (i. d. R. Hardwarekomponenten) häuften sich die Wartungsarbeiten infolge von partiellen oder totalen Systemausfällen, die mangels Wartungsverträgen im Einzelfall aus dem laufenden Budget der betreffenden Organisationseinheiten bezahlt werden müssen.
  • Insbesondere die IT-Systeme, die bereits älter als fünf Jahre sind, können sowohl im Hinblick auf Performance, Ergonomie und auch Sicherheit nicht mehr als anforderungsadäquat angesehen werden.



Auf Fachbereichsebene wurden diese Mißstände zum Anlaß genommen, den IT-Beauftragten des Fachbereichs Wirtschaftswissenschaften mit der Konzipierung und Stellung eines sog. WAP ("Wissenschaftler-Arbeitsplatz-Programm" bzw. "Vernetzte Arbeitsplatzrechner für Wissenschaftler")-Antrags bei der DFG zu betrauen. Über das WAP stellt die DFG Hochschuleinrichtungen unterstützende Finanzmittel zur Beschaffung von IT-Ausstattung für wissenschaftliche Arbeitsplätze zur Verfügung. Dazu ist ein komplexer Beantragungsprozeß in die Wege zu leiten, an dessen Beginn zunächst die Antragsvorbereitung und Antragstellung stehen.

Die Komplexität des Beantragungsprozesses, aber auch die zu erwartenden Rabattierungsvorteile und höhere Prozeßeffizienz sprechen dabei für eine fachbereichszentrale Steuerung und Kontrolle des WAP-Antragsverfahrens. Nach Befürwortung des WAP-Antrags durch die DFG bzw. Zuteilung der WAP-Mittel durch das Landesministerium und Universität an den Fachbereich soll auch die endgültige Beschaffung der beantragten IT-Komponenten zentral organisiert und abgewickelt werden.

Ziel:
  • Vollumfängliche Befürwortung und Zuteilung der beantragten WAP-Mittel.
  • Effiziente, fachbereichszentrale Steuerung und Abwicklung der notwendigen Beschaffungsmaßnahmen.
Ablaufplan:

WAP-Antragsvorbereitung

 

  • Konfiguration von alternativen Muster-Systemen
    In diesem Schritt sollen Alternativen zur Konfiguration der benötigten IT-Systeme hinsichtlich Performance und Ausstattung erarbeitet werden, um ggf. unterschiedlichen Bedarfsszenarien einzelner Organisationseinheiten gerecht werden zu können. Zu konfigurieren sind alternative Desktop- und Notebook-Systeme inklusive Druckern für den Einsatz am wissenschaftlichen Arbeitsplatz sowie Server-Systeme zur Abdeckung fachbereichszentraler Aufgaben (jeweils einschließlich anforderungsadäquater Softwareausstattung). Es empfiehlt sich, bereits hier einige Vorgaben der HBFG an förderungswürdige IT-Komponenten zu berücksichtigen (Abschluß von Wartungsverträgen für die Systeme, Beschaffung qualitativ hochwertiger State-of-the-Art-Ausstattung)
  • Einholen von Vorab-Preisinformationen für konfigurierte Muster-System-Alternativen
    Auf Grundlage der erstellten Musterkonfigurationen wird eine Vorab-Preisinformation (kein Angebot) bei entsprechenden Anbietern eingeholt.
  • Bedarfsmeldungen der einzelnen Organisationseinheiten einholen
    Die Musterkonfigurationen in Verbindung mit den eingeholten Vorab-Preisinformationen werden als Aufforderung zur Bedarfsmeldung an die einzelnen OEs weitergeleitet. Evtl. abweichende Wunschkonfigurationen können angegeben werden. Die Bedarfsmeldungen dienen als Grundlage für die Mengenangaben bei der Konkurrenzangebotseinholung.
  • Vorbereitende Ausfertigung der notwendigen WAP-Antragsformulare
    Der Antrag kann bereits bis auf die Antragssumme, die Gerätekonfigurationen und Mengen, die Preisinformationen und die Anbieterentscheidung fertiggestellt werden. Eine simultane Ausfertigung des Antrags ist sinnvoll, da eine zeitaufwendige, detaillierte Situations- und Bedarfsanalyse zu erstellen ist.
  • Einholen von Konkurrenzangeboten für die beantragte IT-Ausstattung
    Zu den beantragten Komponenten sind mindestens drei Konkurrenzangebote einzuholen. Hier ist besonders auf die Vergleichbarkeit der Angebote durch eine möglichst detaillierte Ausschreibung zu achten. Bei der Ausschreibung sollte die im ersten Schritt erarbeitete Musterkonfiguration der Systeme aktualisiert und ggf. um Wunschkonfigurationen der einzelnen OEs erweitert werden.
  • Entscheidung für einen Anbieter
    Primäres Entscheidungskriterium für den (die) Anbieter soll laut DFG der Angebotspreis sein. Allerdings sind Abweichungen von dieser Regel möglich, wenn qualitative Merkmale der IT-Ausstattung den Mehrpreis des höherwertigen Angebots rechtfertigen, was zu begründen ist.
  • Abschließende Ausfertigung der notwendigen WAP-Antragsformulare
    Die Antragsformulare können nun hinsichtlich der Antragssumme, der endgültigen Gerätekonfigurationen und -mengen, der Preisinformationen und des (der) ausgewählten Anbieter ergänzt werden.
  • WAP-Antragstellung
    Der ausgefertige WAP-Antrag ist über die Universitätszentrale und das Landesministerium bei der DFG zur Prüfung vorzulegen.
  • WAP-Mittelzuteilung
    Nach Prüfung des WAP-Antrags durch die DFG und Befürwortung der WAP-Mittelzuteilung erfolgt ggf. die Mittelzuteilung über den Landes-/Universitätshaushalt an den Fachbereich.

 

Nach WAP-Mittelzuteilung

 

  • Aktualisierung der Systemkonfigurationen und Preise
    Da der Prozeß der Antragsbegutachtung und der Mittelzuteilung i. d. R. vier bis sechs Monate Zeit in Anspruch nimmt, ist nach der Mittelzuteilung ggf. eine weitere Aktualisierung der Systemkonfigurationen und Preisinformationen notwendig.
  • Einholen der konkreten Bestellungen der einzelnen Organisationseinheiten
    Auf Grundlage der aktualisierten Systemkonfigurationen und Preise werden Bestellformulare für die einzelnen Organisationseinheiten erstellt und weitergeleitet.
  • Bündelung der Einzelbestellungen
    Nach Rücklauf der Bestellformulare werden die Einzelbestellungen soweit möglich zusammengefaßt.
  • Auslösen der Bestellungen
    Zentrale Bestellung der gewünschten IT-Systeme bei den (dem) Anbieter(n).
  • Überwachen des Lieferstatus der Bestellungen
    Kontinuierliches Nachhalten des Lieferstatus zwecks Vorbereitung der Annahmen und Auslieferung der Systeme.
  • Zentrale Annahme und Registrierung der Bestellungen
    Die Lieferungen erfolgen an eine fachbereichszentrale Adresse, um eine vollständige Registrierung und Kontrolle der gelieferten Systeme zu gewährleisten.
  • Auslieferung der Bestellungen
    Die registrierten Lieferungen werden an die einzelnen OEs ausgeliefert.

 

Nach Auslieferung der Bestellungen

 

  • Zentrale Sammlung und Registrierung von Rechnungen
    Sämtliche eingehenden Rechnungen zu den beschafften IT-Systemen werden zentral gesammelt und registriert, um einen vollständigen und konsistenten Überblick der verausgabten Mittel zu gewährleisten.
  • Zuordnung von Rechnungspositionen auf einzelne Organisationseinheiten
    Rechungen von Sammelbestellungen für mehrere Organisationseinheiten müssen entsprechend aufgeschlüsselt werden, damit eine Zuordnung der Rechnungsposten auf einzelne Organisationseinheiten möglich ist.
  • Weiterleitung der Buchungsposten der einzelnen Organisationseinheiten an das universitätszentrale Rechnungswesen
    Für das universitätszentrale Rechnungswesen ist jeweils eine Organisationseinheit-spezifische Buchungsliste mit den zugeordneten Positionen aus den eingegangenen Rechnungen zu erstellen. Die Anweisung zur Zahlung der Rechnungen wird nach Prüfung durch das uni-zentrale Rechungswesen freigegeben.
  • Unterstützung bei der Installation und Inbetriebnahme der Systeme
    Sofern notwendig wird den einzelnen Organisationseinheiten beratender Support bei der Installation und der Erstinbetriebnahme der beschafften IT-Systeme angeboten.

 

Weitere WAP-Abwicklung in 2006

 

  • Verwendung der in 2005 nicht verausgabten WAP-Mittel der Organisationseinheiten
    Die ggf. bewilligten WAP-Mittel müssen nicht komplett im Jahr der Mittelbewilligung verausgabt werden. Es ist möglich, die Verausgabung der WAP-Mittel auf bis zu drei Jahre zu verteilen. Über die den einzelnen Organisationseinheiten zustehenden Restkontingente an den bewilligten WAP-Mittel ist entsprechend Buch zu führen.
  • WAP-Beschaffungen in den Folgejahren
    Sofern nicht alle bewilligten WAP-Mittel in 2005 verausgabt werden, sollen in den Folgejahren jeweils ein bis zwei fachbereichszentral gesteuerte Beschaffungsmaßnahmen durchgeführt werden, bis die bewilligten WAP-Mittel verausgabt sind.

 

Der Ablaufplan impliziert, daß das beschriebene WAP- Projekt erst drei Jahre nach der Zuteilung beendet sein wird. Zusammen mit dem ca. 1 Jahr Vorlauf hat das WAP-Projekt dann 4 Jahre gedauert. Es muß ins Auge gefaßt werden, direkt im Anschluß daran das nächste WAP-Projekt zu starten, da die WAP-Geräte aus den Erstbeschaffungen des aktuellen Projektes dann kurz vor dem Ende Ihres geplanten Nutzungszeitraums von max. 5 Jahren stehen.

Leiter:
Betreuer:
Team-Mitglieder:
Zugeordnete organisatorische Einheiten: