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Projekt: Konzeption und prototypische Implementierung einer web-basierten QSL-Mittel-Verwaltung am FB 02


Kurzbeschreibung:
 
Beginn:
01.12.2013
Ende:
30.04.2014
Problemstellung:
Seit dem Jahr 2008 vergibt das Land Hessen jährlich zweckgebundene Mittel zur Verbesserung der Qualität der Studienbedingungen und der Lehre (QSL-Mittel) an die hessischen Hochschulen. Diese QSL-Mittel sollen die Sicherstellung von Chancengleichheit gewähren und einen zeitgemäßen Studienerfolg sicherstellen. Der Studienerfolg ist unter Anderem davon abhängig, ob das in der Studienordnung beschriebene Lehrangebot im ausreichenden Maße vorhanden ist.

Die QSL-Mittel, die der Justus-Liebig-Universität (JLU) zugeteilt werden, können für zentrale und dezentrale Maßnahmen innerhalb der JLU eingesetzt werden. Zentrale Maßnahmen betreffen studiengangübergreifende Belange, die alle Studierende der JLU betreffen. Dezentrale Maßnahmen dagegen stellen spezifische Bedürfnisse eines Fachbereichs dar.

Die Vergabe der Mittel innerhalb der JLU erfolgt auf Grundlage einer Satzung des Präsidiums. Diese Satzung legt fest, dass eine Kommission den Vorschlag zur Verwendung der Mittel erarbeiten und dem Präsidium vorlegen muss. Zur dezentralen Verwendung wird ein Teil der QSL-Mittel an die Dekanate der einzelnen Fachbereiche weitergegeben.

Am Fachbereich 02 (FB 02) unterstützt eine dezentrale QSL-Kommission, welche aus Dekanin oder Dekan, Professorinnen oder Professoren, wissenschaftlichen und administrativ-technischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und auch studentischen Mitgliedern des Fachbereichsrats besteht, das Dekanat bei der Entscheidung über die Verwendung der dezentralen Mittel.

Weiterhin unterliegt das Dekanat des Fachbereichs einer jährlichen Berichtspflicht gegenüber dem Präsidium der Hochschule. Dieser Bericht dokumentiert die Verwendung der dezentral eingesetzten Mittel. Die Verteilung und Verwendung der dezentralen QSL-Mittel des FB 02 folgt seit einigen Jahren einem zeitstabilen Prozess, der sich in fünf verschiedene Phasen gliedern lässt. Nach der ersten Phase, der Mittelzuweisung durch das Präsidium der JLU an den Fachbereich 02, folgt die Antragsphase. Die Antragsphase wird vom Dekan als Leiter der dezentralen Kommission verantwortet. In dieser zweiten Phase fordert der Dekan die Antragsberechtigten auf, Anträge zur Verwendung der dezentralen QSL-Mittel zu stellen. Die eingegangen Anträge werden vom Dekan und von Dekanatsmitarbeitern auf inhaltliche und materielle Vollständigkeit geprüft und bezüglich der Bescheidung vorkommentiert. Die weiteren Phasen sind die Genehmigungsphase der QSL-Anträge durch die Kommission, die Verwendungsphase durch die Professuren und die Berichtsphase durch das Dekanat an das Präsidium. Aktuell werden die einzelnen Prozessschritte dieser Phasen lediglich durch individuelle Excel-Lösungen unterstützt. Es ist unmittelbar offensichtlich, dass die Komplexität des Prozessablaufs, die Transparenz-Anforderungen, sowie die Vielzahl der beteiligten Organisationseinheiten gegen eine solche Excel-Lösung sprechen.
Ziel:
Durchführung einer Situations- und Anforderungsanalyse sowie die Erstellung eines Grobkonzepts für ein integriertes Anwendungssystems (AWS) zur QSL-Antragsverwaltung
Ablaufplan:
  1. Situationsanalyse einer QSL-Antragsverwaltung 
    1. Einordnung in das organisatorische Umfeld
    2. Dezentraler QSL-Mittel-Prozess am FB 02
    3. IT-Unterstützung des dezentralen QSL-Mittel-Prozesses am FB 02 
  2. Anforderungsanalyse einer QSL-Antragsverwaltung 
    1. Fachliche Anforderungsanalyse 
    2. Organisatorische Anforderungsanalyse 
    3. Technische Anforderungsanalyse 
  3. Konzeption einer QSL-Antragsverwaltung 
    1. Datensicht 
    2. Funktionssicht 
    3. Steuerungssicht 
Leiter:
Betreuer:
Team-Mitglieder:
Zugeordnete organisatorische Einheiten:
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